Makigami System (Thai & English)

Why

องค์กรจำเป็นต้องปรับตัวและพัฒนากระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่อง เพื่อรักษาความสามารถในการแข่งขัน ความมีประสิทธิภาพ และความคล่องตัวในตลาดที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว งานวิจัยเกี่ยวกับองค์กรที่มีผลการดำเนินงานโดดเด่น เช่น โตโยต้า แสดงให้เห็นว่าการปรับปรุงกระบวนการอย่างเป็นระบบมีความเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับการเรียนรู้ขององค์กรและความเป็นเลิศในการดำเนินงานอย่างยั่งยืน การทบทวนกระบวนการอย่างสม่ำเสมอและมีโครงสร้างช่วยเปิดเผยจุดอ่อนที่ซ่อนอยู่ และส่งเสริมให้พนักงานสามารถแก้ปัญหาที่ต้นตอ แทนที่จะจัดการแค่กับอาการภายนอก [1][2]

Fig. 1. Makigami Process Map [5]

What

Makigami System คือแนวทางการปรับปรุงกระบวนการทำงานอย่างเป็นระบบ โดยได้รับแรงบันดาลใจจากหลักการ Lean ที่มุ่งเน้นการทำแผนที่ วิเคราะห์ และปรับกระบวนการทางธุรกิจให้ดีขึ้นอย่างรอบด้าน โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมที่ซับซ้อนและมีการทำงานข้ามสายงาน [4] ดูภาพที่ 1 ประกอบ [5]

คุณลักษณะเด่น

• การทำแผนภาพกระบวนการทำงานอย่างเป็นระบบและมองเห็นได้ชัด: ทุกขั้นตอนของกระบวนการ ผู้เกี่ยวข้อง และการไหลของข้อมูลถูกแสดงออกมาอย่างชัดเจน ช่วยให้เห็นจุดติดขัดและขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน

• ความโปร่งใสตั้งแต่ต้นจนจบ: การทำงานร่วมกันระหว่างหลายฝ่ายเปิดเผยความไร้ประสิทธิภาพที่แต่ละแผนอาจมองไม่เห็น

• การวินิจฉัยจากข้อมูลจริง: การเก็บข้อมูล การสังเกต และการศึกษาระยะเวลาการทำงานช่วยระบุปัญหาได้อย่างแม่นยำ ไม่ใช่แค่จากการคาดเดา

• การปรับปรุงแบบวนรอบ (Iterative Improvement): หลังการทำแผนที่ ทีมจะร่วมกันพัฒนา ทดลอง และนำแนวทางแก้ปัญหาไปใช้ในรอบสั้นๆ อย่างต่อเนื่อง ส่งเสริมวัฒนธรรมการเรียนรู้ที่ไม่หยุดนิ่ง

How

1. ทำแผนที่กระบวนการร่วมกัน

   • ทีมข้ามสายงาน: รวมตัวแทนจากทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ทั้งฝ่ายปฏิบัติการ ฝ่ายสนับสนุน และผู้บริหาร เพื่อให้ได้มุมมองที่ครอบคลุมและเป็นองค์รวม

   • การทำแผนภาพแสดงกระบวนการทำงานให้อย่างชัดเจน: แสดงทุกขั้นตอน จุดตัดสินใจ และการส่งต่องาน โดยใช้กระดานผนังหรือเครื่องมือดิจิทัล เพื่อให้เห็นภาพรวมของกระบวนการจากต้นจนจบ

   • เก็บข้อมูลจากหลักฐานจริง: บันทึกขั้นตอนต่างๆ ผ่านการสังเกตจริง สัมภาษณ์ และการวัดเวลาทำงาน เพื่อให้การวิเคราะห์ยึดโยงกับข้อมูลจริง ไม่ใช่แค่จากการคาดเดา

2. ระบุขั้นตอนที่ไม่สร้างคุณค่า

   • วิเคราะห์ความสูญเปล่า: ตรวจสอบแผนภาพแสดงกระบวนการทำงานเพื่อหาเวลาที่ต้องรออะไรบางอย่าง การส่งต่องานที่ไม่จำเป็น การอนุมัติซ้ำซ้อน และการแก้ไขงาน

   • หาจุดคอขวดของกระบวนการและจุดที่ไม่ทำให้เกิดประโยชน์ในการทำงาน: เน้นจุดที่งานสะสม หยุดชะงัก หรือเกิดความล่าช้าระหว่างทีม

   • ประเมินเชิงปริมาณ: วัดเวลาหรือทรัพยากรที่ใช้ในแต่ละกิจกรรม เพื่อดูว่าแต่ละขั้นตอนสร้างหรือทำลายคุณค่ามากน้อยเพียงใด

3. ออกแบบแผนภาพแสดงการทำงานใหม่เพื่อให้เกิดการไหลลื่นและสร้างคุณค่า

   • การปรับปรุงแบบมีส่วนร่วม: ให้ทีมร่วมกันเสนอแนวคิด เช่น การรวมหรือตัดขั้นตอน การใช้ระบบอัตโนมัติ และการชัดเจนบทบาทหน้าที่เพื่อให้การส่งต่องานราบรื่น

   • ทดลองแบบรวดเร็ว: ทดสอบแนวทางใหม่ผ่านการจำลองหรือนำร่องในวงเล็ก เพื่อประเมินความเหมาะสมก่อนขยายผล

4. การดำเนินการและการทดลองใช้

   • แผนปฏิบัติที่นำไปใช้ได้จริง: สร้างแผนดำเนินงานที่ชัดเจน มีกรอบเวลา เช่น แผน 100 วัน

   • ติดตามตัวชี้วัดสำคัญ: วัดผล เช่น ระยะเวลาส่งมอบ อัตราความผิดพลาด และจำนวนการส่งต่องาน

   • ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง: ทบทวนผลเป็นประจำ ปรับวิธีการ และขยายการเปลี่ยนแปลงที่ได้ผลไปยังส่วนอื่นในองค์กร

5. ทำให้ยั่งยืนผ่านการฝึกฝนและการเรียนรู้

   • การฝึกอบรมต่อเนื่อง: สอนทักษะและสร้างนิสัยให้พนักงานสามารถทบทวนและปรับปรุงกระบวนการได้เอง

   • เรียนรู้จากการลงมือทำ: ส่งเสริมให้พนักงานแก้ปัญหาด้วยตนเองและสะท้อนผลการทำงานในชีวิตจริง

   • ฝังวงจรการปรับปรุงเข้าในวัฒนธรรมองค์กร: ทำให้การทบทวนกระบวนการเป็นกิจวัตร เพื่อรักษาและต่อยอดผลลัพธ์ในระยะยาว

ระบบ Makigami เปลี่ยนการปรับปรุงกระบวนการให้กลายเป็นวินัยที่ทำซ้ำได้ โดยขับเคลื่อนด้วยทีมงาน อิงข้อมูล การวิเคราะห์แบบมองเห็นภาพ และความร่วมมือข้ามสายงาน ผลลัพธ์คือการดำเนินงานที่รวดเร็วขึ้น น่าเชื่อถือยิ่งขึ้น และมุ่งเน้นลูกค้ามากยิ่งขึ้น

Why

Organizations must continuously adapt and refine their processes to remain competitive, efficient, and responsive in fast-changing markets. Studies of high-performing firms, such as Toyota, illustrate that systemic process improvement is closely linked to organizational learning and sustained operational excellence. Regular, structured process review uncovers hidden inefficiencies and empowers staff to address root causes of issues, rather than surface symptoms [1][2].

An article highlights that as much as 95–99.5% of process time is often non-value-adding, manifesting as delays, unnecessary handovers, or rework. Eliminating these inefficiencies can halve lead times and dramatically raise service quality, compliance, and customer satisfaction while reducing costs [3].

What

Makigami System is a structured approach inspired by Lean methodologies, designed to map, analyze, and radically optimize business processes, especially in complex, cross-functional environments [4]. See Figure 1 [5].

Key features:

• Systemic and visual mapping: All process steps, actors, and information flows are charted, revealing bottlenecks and redundant steps.

• End-to-end transparency: Cross-functional collaboration exposes inefficiencies that individual departments might overlook.

• Empirical diagnosis: Data collection, observation, and time studies support precise problem identification, not just assumptions.

• Iterative improvement: Following mapping, teams develop, test, and implement solutions in rapid cycles, fostering a continuous learning culture.

How

1. Process Mapping & Diagnostic Workshop

   • Cross-functional teamwork: Bring together representatives from all relevant departments — operations, support, and management — to foster an inclusive view.

   • Visual process mapping: Chart every step, decision point, and handoff using a wall or digital tool, ensuring the full end-to-end workflow is visible.

   • Empirical data collection: Document process steps through direct observation, interviews, and time studies, grounding analysis in real-world evidence.

2. Identify Non-Value-Adding Activities

   • Analyze for waste: Review the mapped process to find waiting times, unnecessary handovers, redundant approvals, and rework.

   • Spot bottlenecks and pain points: Highlight where tasks pile up or stall between teams.

   • Quantitative assessment: Measure the time and resources devoted to each activity, exposing where value is lost.

3. Redesign for Flow and Value

   • Collaborative improvement: Engage the team in brainstorming to combine or eliminate steps, automate documentation, and clarify responsibilities for smoother transitions.

   • Rapid prototyping: Test new process designs through simulations or small-scale pilots, ensuring changes are practical before large-scale rollout.

4. Implementation & Experimentation

   • Actionable roadmap: Create a clear, time-bound action plan (e.g., a 100-day roadmap) for implementing improvements.

   • Track key metrics: Measure lead time, error rates, and number of handovers throughout implementation.

   • Iterative refinement: Regularly review progress, refine solutions, and expand successful changes across the organization.

5. Sustainability Through Practice & Training

   • Continual training: Equip staff with the skills and routines to perform regular process reviews and improvements.

   • Learning-by-doing: Encourage hands-on problem solving and on-the-job reflection to maintain momentum and instill a culture of continuous improvement.

   • Embed improvement cycles: Make process reviews a recurring part of organizational life, ensuring gains are sustained and built upon.

     
     

The Makigami System transforms process optimization into a repeatable, team-driven discipline rooted in data, visual analysis, and cross-functional collaboration. The result is faster, more reliable, and more customer-focused business operations.

Reference

[1] S. J. Spear, Feb. 2003, “Building process improvement capacity: Structuring problem solving as skill-building exercises,” Harvard Business Review, [Online]. Available: https://www.hbs.edu/ris/Publication%20Files/02-006_32cbf75d-5b73-4e10-badd-98fe4777c481.pdf.

[2] B. Power, Oct. 2010, “When is process improvement strategically important?,” Harvard Business Review, [Online]. Available: https://hbr.org/2010/10/i-admit-im-a-process.

[3] makigami.info, “Makigami systemic process improvement,” makigami.info, o[Online]. Available: https://www.makigami.info/makigami/improvements-with-makigami/.

[4] makigami.info, “Makigami systemic process improvement,” makigami.info, [Online]. Available: https://www.makigami.info/.

[5] C. Anderson, Apr. 2025, “How does Makigami differ from value stream mapping?,” Bizmasterz, [Online]. Available: https://bizmasterz.com/how-does-makigami-differ-from-value-stream-mapping/

Note

• Writers: Dahm & perplexity.ai

• Editor: Dahm

• Translators into Thai: Dahm & ChatGPT